구글의 회의 법칙

Posted on June 12, 2016June 13, 2016 by Andrew

회사 업무에서 가장 큰 비중을 차지하는 일 중 하나는 단연 회의이다. ‘실리콘밸리 임원들이 회의하는 법‘ 포스팅에서 링크드인에서 회의하는 모습을 소개한 적이 있었는데, 최근 에릭 슈미트의 책 ‘How Google Works’를 읽으면서 구글이 회의를 어떻게 접근하는지 배울 수 있었다.

에릭 슈미트는 일반적인 회의가 시간 낭비로 끝나는 경우가 대부분이지만, ‘제대로 된 회의’는 의견과 자료를 공유하며 토론을 통해 의사결정을 할 수 있는 가장 효율적인 도구라고 설명한다. 구글은 컴퓨터 공학자들의 회사이다. ‘비효율’을 증오하는 컴퓨터 공학자들이 그들의 시간을 최대로 잘 활용하고 효과적인 의사결정을 도출해 내기 위해 구글에서는 다음과 같은 8가지 회의 법칙이 있다고 책은 전한다:

1. 회의는 한명의 최종 의사결정자 / 책임자가 있어야 한다.

회의 안건에 ‘목’이 달려있는 사람이 반드시 있어야한다. 간혹 동급의 두 측에서 회의를 하는 경우가 있는데, 이런 경우 서로 양보하고 합의를 보는 과정에서 최선의 선택을 놓칠 수가 있기 때문에 양측 모두에게 최종 결정을 내릴 수 있는 사람을 회의에 참석시키는 것을 추천한다.

2. 의사결정자는 실무를 집행해야 한다.

담당자가 회의 일정을 잡고, 회의의 목적을 전하며, 안건을 미리 참석자들에게 통보한다. 또, 회의가 끝나면 48시간 이내로 회의록 배포 및 추가 조치에 대해 공지를 한다. (회의록 및 추가 조치는 링크드인 회의 문화와 매우 흡사하다.)

3. 의사결정이 목적이 아닌 회의라도 반드시 책임자를 지정해야한다.

정보를 전달하거나 아이디어 구상을 위한 회의에도 반드시 명확한 목적 및 회의 안건들을 정하고 꼭 필요한 사람들만 초대하는 것을 원칙으로 한다.

4. 회의는 ‘정부 기관’이 아니다 – 만날 필요가 없다면 회의를 쉽게 없앨 수 있어야 한다.

‘이 회의는 정말 유용한가?’, ‘너무 자주 모이는것 아닌가?’, ‘사람들에게 필요한 정보를 전달하고 있는가?’ 등의 질문에 대해 객관적으로 평가하고, 아닌 경우에는 과감히 회의를 취소시키거나 변경할 수 있어야 한다.

5. 회의는 ‘감당할 만한’ 인원수로 진행한다.

회의 인원은 여덟 명으로 제한한다. 회의 참석자들은 의견을 낼 수 있어야 한다. 회의의 결과를 알아야 되는 사람들은 참관자로 회의에 추가시키지 말고 사후 그들에게 내용을 전달할 수 있는 절차를 만들어라. (이 법칙은 업무를 진행할 때 피자 두 판 정도 먹을 수 있는 팀원 수로 제한하는 아마존의 ‘2-pizza rule’과 비슷한 것 같다.)

6. 회의에 참석하는 것을 ‘벼슬’로 여기지 마라.

간부 회의 등 ‘중요하게 보이는’ 회의가 있더라도 회의 내에서 자신의 역할이 없으면 회의를 참석하지 않는 것이 좋다. 회의에 참석해서 아무것도 하지 않으면 안 오느니만 못하다.

7. 시간 관리에 신경써라.

정시에 시작해서 정시에 끝내라. 회의 정리를 위해 충분한 여분의 시간을 남겨두고, 혹시 회의의 목적을 일찍 달성했으면 회의를 빨리 종료하라. 회의는 사람들이 하는 것이다 — 지역 별 시차, 점심 시간, 퇴근 시간 등을 존중하여 회의 일정을 잡도록 한다.

8. 회의에 참석하면, 회의에 참석하라.

회의에 들어가서 전화기로 이메일과 페이스북을 열람하는 등의 멀티태스킹을 자제하라. 만약 그럴 시간이 있다면 회의에 참석할 필요가 없다는 뜻이다. 만약 다른 업무를 동시간에 해야 한다면, 선택과 집중을 하도록 한다. (저번 포스팅에서 언급했듯이, 나는 회의 초대장에 ‘랩탑 반입 금지’ 등의 문구를 크게 써 넣는다. 열띤 토론을 하는데 옆에서 상관 없는 타자 소리 들리는 것 처럼 짜증나고 무례한 행동도 없다.)

처음에 언급했듯이, 회의처럼 회사에서 많은 시간을 보내는 업무는 드물다. 그런 만큼 회의에 회사의 문화가 가장 많이 반영되는 것 같다. 저번에 링크드인, 그리고 이번에 구글의 회의 법칙을 정리하면서 ‘기름기'(의전, P/T 잡무, 연공서열 등)를 쫙 빼고 효과적인 의사결정에만 집중하는 이러한 회의 문화가 실리콘밸리 혁신의 촉매제 역할을 하고 있는 것이 아닌가 생각해본다.